Vinculación con el Medio | Calidad

Los mecanismos de mejoramiento continuo del área de vinculación con el medio son parte del Ecosistema de Aseguramiento de la Calidad de la Institución, descritos en el apartado 5.4.1 del área de Gestión Institucional.

La política de vinculación define el marco de acción a partir de los propósitos institucionales e identifica el medio relevante y los ámbitos en los cuales puede dar respuesta a las necesidades o demandas del medio. A su vez, la gestión de la vinculación con el medio establece objetivos claros alineados con las actividades institucionales y contempla los recursos para el cumplimiento de estos.

Con el objetivo de orientar la forma en que las diferentes instancias y estructuras se relacionan e interactúan con el medio externo relevante, la UCSC cuenta con un Modelo de Vinculación actualizado que permite focalizar los esfuerzos en aquellas actividades que contribuyen a las áreas definidas por la Universidad.

Para el aseguramiento de la calidad en esta área, la Universidad establece procesos de evaluación de los efectos de las actividades de Vinculación en el medio relevante, de la interacción entre la función de la Vinculación con el Medio (VcM), de las otras funciones institucionales, y dispone de procesos para llevar a cabo los ajustes necesarios. De esta manera y para la verificación del aporte de la vinculación al cumplimiento de la Misión y el logro de la Visión Institucional, la Institución identifica cuatro fases:

Fase 1. Planificación de las actividades de acuerdo con la Política y Modelo de Vinculación de la UCSC

Para la organización y ejecución de las actividades de vinculación con el medio existen herramientas de planificación que permiten focalizar los esfuerzos de la comunidad universitaria en pro de los propósitos definidos por la Institución. Estos son:

• Plan de Desarrollo Estratégico Institucional

• Plan Estratégico de facultades e institutos

• Plan Estratégico de direcciones administrativas

• Compromiso de Desempeño Académico y Administrativo

En el PDE 2017-2021 el área de vinculación está contenido en el foco 3 Aporte al desarrollo de la comunidad local y nacional con 4 objetivos estratégicos, 12 estrategias prioritarias y 9 indicadores. Una vez actualizada la Política y el Modelo de Vinculación y establecida la transversalidad del área, se registra contribución en los otros tres focos del PDE. Este instrumento es la base para que unidades académicas y administrativas, coordinen sus planificaciones, respetando los focos ya definidos a nivel institucional.

En las facultades e institutos y las direcciones administrativas el despliegue de la planificación a niveles más operativos se facilita, como se ha comentado en los capítulos previos, a través de la suscripción de los Compromisos de Desempeño Académico (CDA). Dicha herramienta permite los académicos planificar sus actividades de acuerdo con en el plan individual y los objetivos de cada unidad. Con esa información es posible generar los apoyos, así como contar con información para los procesos de monitoreo, seguimiento y evaluación.

Fase 2. Registros y reconocimiento de las actividades de vinculación

Para el registro de las acciones e interacciones del área, la Universidad dispone de distintos sistemas de soporte (Sistema Consolidado de Información Académica, Sistema de Registro de Actividades Académicas, Sistema de Gestión de Proyectos Internos y otros) que permiten el almacenamiento y procesamiento de datos, generando información para la toma de decisiones.

Para los efectos de mejorar el registro de las actividades de vinculación, se modifica el Sistema de Registro de Actividades Académicas para incorporar información cualitativa como territorio, público objetivo, retroalimentación, levantamiento de necesidades y co-creación. Asimismo, se desarrolla una plataforma de apoyo a la gestión de la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio, la cual permitirá concentrar las actividades de vinculación que realice la Universidad, con el fin de poder monitorear su coherencia con el Modelo y distinguir la contribución interna y externa. Así también, las acciones e interacciones de vinculación son reconocidas tanto en el CDA como en la Carrera Académica.

Fase 3. Seguimiento y monitoreo de las acciones e indicadores institucionales de vinculación con el medio

Para efectuar el monitoreo y evaluación de la vinculación, la UCSC cuenta con indicadores coherentes con las áreas de docencia, investigación y cooperación/extensión, los que posteriormente se visualizarán en la plataforma de vinculación. Esta herramienta facilitará a la nueva Dirección de Vinculación y Monitoreo el proceso de seguimiento y medición.

Para la definición de estos indicadores, el equipo del área, en conjunto con la Dirección de Gestión Estratégica, evaluó los existentes en relación con las nuevas exigencias de la CNA y el nuevo Modelo de Vinculación, lo que permitió realizar ajuste de manera responder a la medición de las nuevas exigencias. Adicionalmente, la UCSC dispone de una serie de instrumentos, normativas e instancias que contribuyen a dar soporte a la toma de decisiones en el ámbito de la vinculación, tal como se visualiza en la siguiente tabla.

Tabla 2 Normativa comité y comisiones asesoras de la VRVM y sus alcances

 

Ítem	Decreto	Alcances
Comité de Vinculación Institucional	D.R. N°159/2019	Revisa, evalúa y propone modificaciones a la Vicerrectoría de Vinculación con la finalidad de fortalecer, orientar y articular, a nivel institucional, la política, el modelo y las acciones e interacciones de vinculación con el medio desarrolladas por la Universidad.
Consejo de Desarrollo de la UCSC	D.R. N°187/2017	Brinda una mirada externa del quehacer de la Universidad, particularmente en el área de vinculación, sobre el posicionamiento de ésta a nivel regional y nacional con el sector público y privado.
Comité Institucional de Difusión	D.R. N°23/2O13	Propone estrategias y acciones que promuevan los programas de pregrado y técnicos que ofrece la Universidad, en procura de una mayor vinculación con establecimientos de enseñanza media, especialmente de la Iglesia Católica. Del mismo modo, evalúa técnica y económicamente el plan anual de difusión de estos programas para responder al cumplimiento de los propósitos institucionales y metas de la planificación estratégica institucional.
Reglamento de Fondo de Apoyo a la Extensión Académica	D.R. N°46/2016	Establece los requisitos, procedimiento de postulación y adjudicación, así como los responsables de la administración del Fondo de Apoyo a los Proyectos de Extensión Académica. La administración de los recursos estará a cargo de la Dirección de Extensión Académica y Servicios, y su uso está sujeto a las normas de control financiero existentes en la Universidad Católica de la Santísima Concepción.
Comité Alumni	D.R. N°191/2019	Busca fomentar, analizar, evaluar y velar por la coordinación institucional de las diversas actividades de vinculación con exalumnos (egresados y/ titulados) y empleadores, a la luz de la misión institucional, las políticas vinculación, los lineamientos y metas establecidas en la Planificación Estratégica Institucional, y las particularidades de cada unidad académica.
Comité Editorial	D.R. N°10/2019	Asesora y establece criterios editoriales de la Universidad y apoya las actividades de gestión que son propias del campo editorial.
Reglamento sobre convenios	D.R. N°214/2019	Implementa un programa de actividades de colaboración e interés recíproco en ámbitos acordes a la misión institucional, Proyecto Educativo y Plan de Desarrollo Estratégico, ya sea para desarrollar actividades de índole académica, investigación, vinculación, extensión y/o servicios.
Comité Directivo CREA	D.R. N°16/2006	Vela por el buen funcionamiento administrativo del Centro; analiza su comportamiento financiero y del adecuado desarrollo de proyectos; apoya las acciones que le permitan cumplir con el objetivo para el cual fue creado y entrega servicios a empresas de la región y del país.
Comité del fondo de apoyo a los proyectos de extensión académica.	R. VRVS N°01/2018	Revisa y evalúa técnicamente las iniciativas postuladas al Fondo y proponer modificaciones a la Dirección de Extensión Académica y Servicios sobre los distintos instrumentos de evaluación utilizados en cada convocatoria. Su objetivo es fortalecer, orientar y articular a nivel institucional el Fondo de Apoyo a Seminarios, la Política, el Modelo y las acciones e interacciones de vinculación con el medio desarrolladas por la Universidad.
Comité Institucional de Extensión Artística y Cultural	D.R. N°103/2008	Propone estrategias y acciones que promuevan las actividades artísticas y culturales de la Universidad en procura de una mayor vinculación interna y externa. Evalúa técnica y económicamente el plan anual de extensión artística y cultural de la Universidad que comprenda las iniciativas de las unidades académicas y que responda al cumplimiento de los propósitos institucionales con calidad. Colabora en la búsqueda de recursos y financiamiento externo disponibles para proyectos o actividades artísticas y culturales y en la difusión a la comunidad académica para acrecentar esta vinculación.

Fuente: Secretaría General

Para conocer su nivel de posicionamiento, la Universidad ha participado del estudio anual de imagen sobre las universidades de la región, realizado por una empresa externa, lo que será analizado en el apartado 8.11 Evaluación, resultados y monitoreo de la vinculación con el medio.

Fase 4. Retroalimentación y mejoramiento continuo

Los mecanismos antes descritos y las encuestas de satisfacción de actividades de vinculación e informes de evaluación que genera y recopila la Dirección de Gestión Estratégica y, la Dirección de Vinculación y Monitoreo permiten que la Institución cuente con información cuantitativa y cualitativa relevante. Ello posibilita el análisis para optimizar sus procesos a través de acciones de mejoramiento, acordes con la política institucional de aseguramiento de calidad.

Las principales acciones de mejoramiento continuo que se han realizado en Vinculación con el Medio desde el segundo semestre del 2018 son:

• Ajuste de la Política y del Modelo de Vinculación.

• Modificación de la Estructura de la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio.

• Generación de indicadores para la medición de la contribución de las acciones e interacciones de vinculación.

• Actualización de las bases de concurso de fondos internos.

• Incorporación de encuesta de satisfacción en los programas, acciones, interacciones y fondos concursables.

• Complementación de los sistemas de registro con atributos cualitativos que aportan a la generación de información para medir la Vinculación.

• Revisión y ajuste de los productos y actividades priorizados institucionalmente en el CDA para el área de vinculación con el medio.

• Inclusión de actividades de doble tributación (vinculación-docencia, vinculación-investigación) en las actividades consideradas en las pautas de categorización con perfil preferente en docencia o investigación.

• Creación y poblamiento de una plataforma que permite el almacenamiento y procesamiento de datos para la generación de información y toma de decisiones.