La Dirección de Gestión Estratégica (DGE) asesora a las autoridades superiores en materias de gestión universitaria, apoya la implementación armónica de las políticas institucionales tendientes al aseguramiento de la calidad y da soporte para la toma de decisiones. Cumple estas funciones principalmente a través de la Unidad de Análisis Institucional, que, de manera coordinada con otras unidades de la Universidad, es la responsable de analizar y generar reportes de gestión periódicos relativos al contexto interno y externo.
Dentro de las principales fuentes externas de información utilizadas en el proceso de análisis institucional, se encuentran:
- Compendio estadístico de las Instituciones de Educación Superior (SIES)
- Informes e indicadores de financiamiento estudiantil (Becas y Créditos)
- Informes de vacantes, postulaciones y matrícula asociadas a procesos de admisión PSU (DEMRE)
- Informes e indicadores de la Comisión Nacional de Acreditación (CNA)
- Normas legales aplicables a la Educación Superior
- Indicadores cienciométricos de la actividad científica chilena (Conicyt)
- Rankings de Universidades Chilenas
- Estudio de imagen y posicionamiento de Marcas de Universidades presentes en la provincia de Concepción (Visión Humana)
- Anuarios estadísticos del CRUCH.
A nivel interno se cuenta con diversas fuentes de información que permiten realizar acciones de mejoramiento. Entre estos se encuentran:
- Índice de percepción del sello identitario
- Indicadores de progresión académica estudiantil
- Indicadores de titulación efectiva, oportuna y de empleabilidad
- Indicadores de productividad académica y cienciométricos
- Indicadores de satisfacción de los servicios
- Indicadores de medición de la calidad de la docencia
- Indicadores de clima laboral y sentido de pertenencia
- Indicadores de cumplimiento de la política financiera
- Indicadores del modelo de vinculación
- Número de proyectos de aporte al desarrollo regional y nacional
- Índice de percepción del compromiso con la región
- Porcentaje de estudiantes con acceso prioritario
- Número de asesorías técnicas.
- Índice de percepción de comunicación interna, entre otros.
La Universidad elabora, aplica y procesa instrumentos de recolección de información que apoyan los distintos procesos de gestión institucional. Entre los más importantes se pueden mencionar las siguientes encuestas: la evaluación de los servicios a los estudiantes y de los servicios administrativos, clima laboral, autoevaluación de carreras y programas, y evaluación de desempeño académico en el aula. Con la información recopilada y analizada, se generan informes que permiten la evaluación de los procesos institucionales y la implementación de acciones de mejoramiento en caso de ser necesario.
Ejemplo de lo anterior, es la Encuesta de evaluación de los servicios a los estudiantes. Tal instrumento se aplica desde el año 2006 y ha informado para la toma de decisiones que permiten ir mejorando la percepción de los estudiantes a través de acciones concretas. Entre ellas, destacan: la ampliación del casino, el aumento de cobertura de Wifi, el mejoramiento a los servicios de biblioteca (ampliación de horario de atención, mejoramiento en los espacios, sala 24 horas, inversión en bibliografía), mejoramiento a laboratorios de computación, mejoramiento en los espacios comunes y recreativos, entre otros.
El análisis cualitativo de los datos ha permitido tomar decisiones para priorizar la implementación de infraestructura necesaria para fortalecer los servicios a los estudiantes.
Adicionalmente a los reportes que se generan a partir de la información recogida, se cuenta con estudios de análisis que complementan la información interna. Entre estos están:
- Informe anual sobre la demanda de programas académicos existen en la UCSC
- Formulación estratégica para nuevos programas
- Informe anual Estado de Avance Plan de Desarrollo Estratégico
- Informe anual de brechas y ajustes al Plan de Desarrollo Estratégico
- Informe anual de productividad investigativa por facultad UCSC
- Informe anual de rendición de cuentas Sistema de Gestión de la Calidad
- Informe anual de cumplimiento de planes de desarrollo y planes de mejoramiento
- Informe anual de Sistema de Seguimiento de Titulados.
Estos reportes van dirigidos a la Dirección Superior, Honorable Consejo Superior, Vicerrectorías y Unidades Académicas. Además, la Universidad proporciona información a instancias gubernamentales a nivel nacional, como el Servicio de Información de Educación Superior (SIES), Ministerio de Educación, Consejo Nacional de la Educación, Consejo de Rectores de la Universidades Chilenas, Red de Universidades Públicas no Estatales (G9), Asociación Universidades Regionales, entre otras.
Adicionalmente, todas las unidades de la Universidad realizan procesos de análisis internos y externos, dentro de su ámbito de acción, los cuales impactan en su quehacer e inciden en el cumplimiento de mejor manera de los objetivos institucionales.
En este orden, y sin perjuicio de lo que se expondrá en los apartados pertinentes de cada área, se hace notar, a modo de ejemplos, que la Secretaria General efectúa análisis de la normativa externa e interna, la Vicerrectoría de Administración y Finanzas analiza la estructura de financiamiento institucional, la Vicerrectoría Académica analiza la implementación curricular en relación a los lineamientos de la política pública, la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado analiza la productividad científica de acuerdo a las necesidades regionales y nacionales, la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio analiza las demandas del entorno para responder en las áreas de su competencia. Las carreras y programas, por su parte, realizan de manera sistemática análisis interno y externo para el mejoramiento y para dar garantía de calidad en su formación-
La accesibilidad a los sistemas, indicadores y reportes de gestión se articula a través del portal institucional UCSC. La validez, confiabilidad y accesibilidad de la información se sustenta en la gestión de la operación bajo un modelo de calidad con enfoque hacia los usuarios, procesos y el mejoramiento continuo. Para conseguir estos atributos se cuenta con los siguientes mecanismos e instrumentos específicos:
- Estándares y metodologías de desarrollo informático con criterios de calidad y eficiencia
- Normativas relativas al uso y gestión de la información
- Plataforma de sistemas informáticos de apoyo a la gestión global institucional.
Todos ellos tienen como objetivo principal alcanzar la eficiencia en la gestión de los principales procesos, así como proporcionar información relevante para la toma de decisiones a nivel institucional. Los sistemas de información se agrupan en tres ámbitos: académico curricular, administrativo y gestión estratégica. En la siguiente figura, se expresa la lógica de ordenamiento de los sistemas informáticos.
Como se aprecia en la figura, el primer ámbito de gestión tiene relación con sistemas de apoyo académico curricular, que permiten apoyar la gestión de jefes de carrera, decanos, académicos y docentes. El segundo ámbito, se relaciona con sistemas de apoyo a unidades administrativas, cuyo foco es colaborar en la administración de las direcciones de Gestión de Personas, Financieras Contables, Operaciones, Vinculación con el Medio. Finalmente, en el ámbito de gestión estratégica, los sistemas tienen como objetivo gestionar y proporcionar información estratégica a niveles directivos de la Institución. El detalle de estos sistemas se encuentra en el documento oficial “Catálogo de Sistemas de Información de la UCSC”.
Con el objetivo de apoyar de mejor manera a las autoridades en el proceso de toma de decisiones, la UCSC inició un proceso de transformación digital que viene aparejado con el fortalecimiento de las capacidades para generar información a partir de sus datos.
El proceso de toma de decisiones ha incorporado gradualmente herramientas de inteligencia de negocios que proporcionan información robusta y consistente para la gestión. Como antecedente adicional se puede señalar que ya en el año 2010 la UCSC contaba con herramientas de inteligencia de negocios (BI) “Report Portal” (Cubix).
Durante 2017, la Universidad desarrolla módulos informáticos de reporte que facilitan la visualización de indicadores claves para la toma de decisiones y que utilizan cuadros de mandos integrales, interfaces personalizadas según ámbito de competencia del usuario y desagregación de datos. Lo anterior se logra gracias a la adquisición de la herramienta Power BI de Microsoft, que facilita la interpretación de la información visualizada.
A continuación, se señalan algunas soluciones que apoyan las áreas de gestión académica-curricular, financiera, personal, inversiones y gestión estratégica.
- Sistema de Gestión Institucional
- Sistema de Planificación Estratégica
- Sistema Banco Integrado de Proyectos (BIP)
- Sistema de notas en línea y registro de asistencia
- Sistema de seguimiento y alerta temprana
- Sistema de Gestión Documental Institucional.
Su objetivo es proporcionar información para apoyar la toma de decisiones de las autoridades académicas y administrativas, en ámbitos propios de su gestión en las áreas financiera, académico curricular, estratégicas y de personas. En las siguientes figuras se presentan 2 ejemplos de visualización de cuadros de mando.
En las imágenes se observan los cuadros de mando del área curricular, con información e indicadores relacionados con postulaciones, vacantes, aprobación de asignaturas, matrícula, retención, titulación oportuna, entre otros. En el lado derecho de la tabla se visualiza el cuadro de mando del área académica con información e indicadores relacionados con compromiso de desempeño académico, tipos de académicos, evaluaciones, categorización, publicaciones, investigaciones, entre otros.
Su objetivo es apoyar sistemáticamente el seguimiento y monitoreo de instrumentos de planificación estratégica, tales como el PDE, iniciativas estratégicas, plan de mejoramiento Institucional, planes de mejoramiento de carreras y planes estratégicos de facultades y direcciones. Las siguientes son capturas de imagen del sistema de planificación estratégica.
Sistema de Planificación Estratégica
Su objetivo es proporcionar un instrumento que permite la postulación, seguimiento y monitoreo de proyectos de inversión institucional de infraestructura, tecnologías de la información, equipamiento especializado de apoyo a la operación, equipamiento científico de apoyo a la investigación y proyectos estratégicos. En la siguiente figura se presenta un ejemplo de visualización.
En el marco del mejoramiento continuo de procesos y servicios ofrecidos por la Institución, consignados en el sistema de gestión de la calidad institucional, se implementa la iniciativa estratégica denominada Mejorar los sistemas informáticos de apoyo a la gestión global. Dicho proyecto tiene como objetivo fortalecer las herramientas informáticas de apoyo a la toma de decisiones oportuna para una gestión eficiente de los procesos institucionales. Ello se traduce en un plan que considera nuevos requerimientos que surgen de la implementación de la ley Educación Superior y que impactan en las diversas áreas institucionales. Respecto a los principales focos del plan, se puede señalar:
- Modernización y ampliación de los sistemas informáticos de apoyo a la gestión
- Integración y consistencia de información de sistemas informáticos.
En cuanto a las principales actividades asociadas al plan de modernización destacan:
- Implementación de una unidad especializada de desarrollo e instalación de sistemas dentro de la Dirección de Servicios Informáticos
- Construcción del plan de proyectos para la modernización de sistema informáticos de apoyo:
- al área académico curricular
- al área financiero contable
- al área de personas
- Construcción sistema apoyo a gestión la Vicerrectoría de Vinculación con el Medio (VRVM)
- (Etapa 1) Construcción de indicadores
- (Etapa 2) Construcción de sistema de apoyo a gestión
- Modernización Portal del Estudiante
- Modernización portal Institucional
- Generación de reportes, áreas personas y financiero, para apoyo niveles directivos
- Sistema gestión de proyectos institucionales
- Portal empleos online
- Sistema apoyo a la gestión del CEADE
- Sistema información integrada CIDD y CEADE
- (Etapa 1) Sistema seguimiento alerta temprana del estudiante (PACE – Dir. Docencia)
- (Etapa 2) Sistema de información integrada CIDD y CEADE.
Al finalizar el plan de modernización, la nueva de estructura de los sistemas informáticos de la UCSC se visualiza en la siguiente figura:
Tal como se visualiza en la figura anterior, quedarán establecido el soporte necesario para la gestión en todos los procesos universitarios tanto, estratégicos como operacionales que permita facilitar la toma de decisión basada en información confiable y oportuna. Se estima que la inversión total asociada a este plan de modernización superará los M$650.000 con una duración aproximada de cinco años desde en el año 2017 y hasta el 2021.
Para enfrentar estos nuevos desafíos, la Institución reestructuró el área de desarrollo de sistemas de la Dirección de Servicios Informáticos, incrementando el personal destinado a esa área. Las iniciativas estratégicas conducentes para contar con una nueva plataforma informática para apoyar y fortalecer el proceso de toma de decisiones de nuestras autoridades, así como las iniciativas que permitirán modernizar los sistemas informáticos que apoyan la gestión global en la Institución, ha significado un importante esfuerzo humano y de recursos económicos, como queda de manifiesto en el siguiente gráfico.
Crecimiento de profesionales de la Dirección de Servicios Informáticos, 2015 – 2019
Como se indica, en los últimos 5 años (2015-2019) el crecimiento del número de personas que trabaja en la Dirección de Servicios Informáticos, vinculado a los mejoramientos señalados, aumentó en un 89%, pasando de 19 a 36 colaboradores, con un incremento en el presupuesto de un 73%, de M$293.397 a M$506.127.
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