Gestión Institucional | Calidad

La UCSC ha desarrollado en forma progresiva un ecosistema institucional para el mejoramiento continuo, el cual se explicitó el año 2015 con la creación de la Política de Aseguramiento de la Calidad. En ella se declara que: “La Universidad Católica de la Santísima Concepción valora el aseguramiento de la calidad como principio rector de su gestión, que fomenta una cultura de mejoramiento continuo, planificado, controlado y evaluado”. En el mismo decreto se precisa que: “La Universidad incorporará la mejora continua en todos sus procesos fundamentales de docencia, investigación, vinculación y gestión, considerando estándares nacionales e internacionales, con centralidad en la persona humana”.

Para operacionalizar la política, el aseguramiento de la calidad en la UCSC considera las 4 etapas del ciclo de Deming. Se inicia con la planificación a través de diferentes instrumentos en todos los niveles, la implementación armónica de las acciones, una evaluación permanente de su efectividad y la implementación de los ajustes necesarios para lograr los propósitos definidos. En la siguiente figura se presenta una visualización de las etapas del proceso mejora continua definidas por la Universidad.

La implementación de la secuencia de planificación, implementación, evaluación y ajustes ha permitido a la UCSC avanzar en el cumplimiento de sus propósitos institucionales en formación, investigación e innovación y, de este modo, dar garantía de calidad de los procesos y resultados en el ejercicio de sus funciones. Todo ello se realiza en concordancia con lo establecido en el Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior con miras a lo que exige la Ley de Educación Superior.

Los principios que orientan el aseguramiento de calidad emergen de los valores institucionales, la política de la calidad y la planificación estratégica:

• Centralidad en las personas
• Mejoramiento continuo y planificado
• La evaluación permanente
• Búsqueda de la excelencia
• Bien común, actuación ética y compromiso social.

El Ecosistema de Aseguramiento de la calidad UCSC (EAC) se construye a partir de la Declaración de Principios, Estatutos, Visión, Misión, Proyecto Educativo, políticas institucionales y el Plan de Desarrollo Estratégico vigente. Tal como se ha descrito en los apartados precedentes, a este nivel interactúan las máximas autoridades unipersonales y colegiadas de la Universidad junto a la Dirección de Gestión Estratégica, unidad que asesora, coordina y apoya la instalación de procesos en distintos ámbitos de gestión universitaria e implementación de las políticas institucionales.

La normativa institucional rige el quehacer de todas las áreas (Docencia, Investigación y Postgrado, Vinculación con el Medio y Gestión Institucional) y cada vicerrectoría vela por el adecuado cumplimiento de las políticas dentro de su ámbito de competencia. Asimismo, existen diversas instancias (comisiones y comités) encargados de asesorar en la planificación, evaluación y ajuste del quehacer de cada área. De este modo, las decisiones son colegiadas, analizadas y presentadas como propuestas de trabajo, lo que permite asegurar procesos de calidad y toma de decisiones fundamentadas.

Las diferentes áreas se gestionan en base a tres grandes componentes que al interactuar coordinadamente son la base para el logro de la calidad y el mejoramiento continuo en cada una de las actividades en pos del logro de la misión institucional.

• Gestión para la calidad: Este nivel se basa en el liderazgo ejercido a través de sus directivos y cuerpos colegiados, comités y comisiones a través de la planificación estratégica, las políticas, el proyecto educativo y demás instrumentos de apoyo a la gestión y toma de decisiones.
• Gestión basada en procesos: La Universidad definió y agrupó sus procesos claves en: macroprocesos estratégicos, macroprocesos centrales (misionales) y macroprocesos de soporte, instalando en ellos la medición y evaluación permanente de su desempeño, basados en el ciclo de Deming (PHVA), a través de los procedimientos y mecanismos establecidos y la implementación progresiva de la norma ISO 9001:2015.
• Evaluación de la efectividad Institucional: Este conjunto se acciones se expresa a través de los mecanismos internos de control de gestión, auditorías (internas y externas) y procesos de autoevaluación de programas e institucional.

El Ecosistema de Aseguramiento de la Calidad (EAC) permite visibilizar cómo los diferentes mecanismos y procesos que se gestionan responden y se alinean con las definiciones estratégicas y los requerimientos internos y externos de la Universidad. De esa manera, se busca asegurar la calidad en cada una de las actividades que se desarrollan para alcanzar los objetivos y el mejoramiento continuo. A continuación, se profundiza en cada uno de los componentes.

El liderazgo ejercido por sus directivos y cuerpos colegiados en los principales procesos institucionales se visibiliza en la siguiente figura que representa a los actores participantes y sus principales ámbitos de acción en los procesos de calidad.

Estos actores tienen establecido su marco de acción en base a la normativa institucional que los regula y establece sus condiciones generales de funcionamiento. Todos ellos reportan a las autoridades superiores de la forma que se establece en la normativa que los rigen. A continuación, se presentan los distintos ámbitos de la gestión para la calidad.

En este nivel se encuentra el máximo órgano colegiado de la Institución junto con las autoridades superiores unipersonales, quienes son los responsables de definir los lineamientos institucionales que rigen el funcionamiento de la Universidad. Para realizar su gestión cuentan con el Plan Estratégico Institucional y toda la normativa que regula el funcionamiento de gestión institucional. En la siguiente figura se expresan los niveles de articulación de la normativa institucional que da sustento y articulación al EAC-UCSC.

Una función relevante de aseguramiento de la calidad a este nivel es la comisión nombrada por el Honorable Consejo Superior que revisa y aprueba las renovaciones curriculares de planes o programas de estudios para asegurar que ellos se ajusten al Modelo Educativo y respondan a criterios de calidad internos y externos.

El Comité de Gestión Estratégica es el órgano de análisis y asesoría de la gestión institucional y orienta su actuar al mejoramiento, contribución y desarrollo de una cultura del fortalecimiento de la calidad de la gestión universitaria. Para llevar a cabo su labor, uno de los principales mecanismos institucionales de apoyo es el proceso de alineamiento y despliegue del Plan Estratégico Institucional, el que se realiza en facultades, institutos y direcciones administrativas. Para ello la Universidad estableció una metodología de trabajo que permite formular sus planes estratégicos, asegurando la participación de los cuerpos directivos, la coherencia con el Plan de Desarrollo Estratégico Institucional y los desafíos propios de cada una de ellas. Destaca la identificación de las debilidades encontradas en los procesos de autoevaluación de sus programas y carreras. El proceso se realiza con el acompañamiento permanente de la Dirección de Gestión Estratégica (DGE).

El proceso de seguimiento se realiza, de acuerdo al procedimiento establecido, a través del monitoreo del cumplimiento de las acciones y metas establecidas. Para ello la Universidad cuenta con un sistema informático en el que los responsables dejan las evidencias del cumplimiento de las acciones y metas, las que son validadas por la Unidad de Planificación y Control de Gestión de la DGE.

El Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) bajo la norma ISO 9001 está liderado por el Prorrector, quien se constituye como la Alta Dirección del sistema. Sus principales funciones son definidas en el marco de la Política de Aseguramiento de la Calidad de la Universidad para lo que compete al SGC. Ellos son:

1. Mejorar de manera continua los procesos dependientes de las direcciones administrativas que apoyan la docencia, investigación, vinculación con el medio y gestión.
2. Cumplir con los requisitos de sus usuarios y otras partes interesadas.
3. Cumplir con la legislación y reglamentación aplicable a los procesos y servicios, y otros requisitos suscritos voluntariamente.
4. Poseer la infraestructura necesaria para satisfacer las necesidades de los usuarios.
5. Realizar seguimiento y medición a los procesos y servicios para mejorar su eficacia y eficiencia.

La operación del SGC se coordina a través de Unidad de Gestión de la Calidad dependiente de la Dirección de Gestión Estratégica, entidad que monitorea y articula los mecanismos de mejoramiento continuo en todos los procesos que se encuentran en su alcance y asesora a las direcciones responsables. El funcionamiento del SGC se revisa dos veces al año por la Prorrectoría, en reuniones de evaluación del desempeño con cada uno de los responsables de los procesos comprendidos en el alcance del sistema. En ellas participan el Prorrector, el Vicerrector y el director administrativo responsable de los procesos, el Director de Gestión Estratégica y la Unidad de Gestión de la Calidad, en calidad de asesor técnico. Una vez finalizadas las reuniones se confeccionan los informes de revisión y rendición de cuentas de la Alta Dirección, los cuales incluyen los resultados del período evaluado y las acciones de mejoramiento que se deberán implementar. Estos informes son difundidos a la comunidad interna a través de los canales de comunicación institucionales.

En el nivel de gestión y acompañamiento de los procesos de calidad en los programas de formación se realiza en distintos 2 niveles diferentes: renovación curricular y autoevaluación del programa.

a) Implementación y renovación curricular de los programas
A nivel macro curricular existen los Comités de Implementación Curricular de Pregrado y Postgrado, cuyos propósitos son velar por un proceso de calidad y armonización en la implementación del Proyecto Educativo y Modelo Educativo en toda la Universidad. De ese modo, se asegura que las exigencias se cumplan en el diseño e implementación de los planes de estudio.

A nivel curricular, los Comités de Carrera son los encargados de asegurar la correcta implementación del currículo y dar garantía de la calidad del proceso formativo. Estos se definen como un organismo asesor de las jefaturas de carrera, cuya finalidad es el análisis, reflexión y mejoramiento de los procesos de enseñanza – aprendizaje para contribuir a la adecuada implementación del plan de estudio. Para ello se tienen en consideración los requerimientos de la sociedad actual, los desafíos que demanda una educación de calidad, con coherencia, pertinencia y en continua autoevaluación a la luz del Proyecto y Modelo Educativo de la Universidad.

A nivel micro curricular, las instancias de evaluación y capacitación y perfeccionamiento del cuerpo académico responsable de la docencia de carrera y/o programa permiten asegurar la correcta implementación del proyecto educativo.

b) Autoevaluación de carreras
A nivel de los mecanismos de aseguramiento de la calidad de las carreras y programas, el Comité de Autoevaluación Institucional (CAI) tiene la responsabilidad de diseñar, organizar, coordinar y supervisar las actividades vinculadas a los procesos de autoevaluación de acuerdo con las políticas institucionales. Su principal función es contribuir al desarrollo de una cultura de aseguramiento de la calidad y asegurar la acreditación y/o certificación de los programas ante organismos externos nacionales o internacionales.

El CAI está presidido por el Vicerrector Académico y lo componen la Vicerrectora de Investigación y Postgrado, la Vicerrectora de Vinculación con el Medio, las direcciones de Gestión Estratégica, Docencia y Postgrado, los Secretarios Académicos y Docentes de todas las Facultades e Institutos. Este comité asesora a la Institución y a todos programas en los diferentes niveles en lo relacionado con los procesos de autoevaluación y acreditación. Al interior de las facultades es el Consejo de Facultad la entidad que revisa y aprueba el trabajo realizado por los distintos comités de autoevaluación, nombrados para llevar adelante los procesos de análisis y reflexión en cada una de las carreras o programas.

El logro de la misión institucional depende de manera importante del desempeño de sus académicos; son ellos quienes desarrollan las actividades de docencia, investigación, vinculación y gestión. Para promover el desarrollo de la carrera académica, la Universidad define 4 categorías de desempeño progresivamente complejo: Profesor Titular, Profesor Asociado, Profesor Asistente y Profesor Auxiliar. Para cada categoría se establecen definiciones y requisitos en los Reglamentos del Académico, de Evaluación y de Categorización. El proceso se realiza a través de comisiones institucionales y de facultades, las que evalúan el desempeño de los académicos en base a las exigencias de su categoría y los resultados de los procesos de evaluación académica. Lo anterior, conforme a la misión y visión de la Universidad, expresadas en su Declaración de Principios, Estatutos Generales, Proyecto Educativo y Plan de Desarrollo Estratégico.

Como se verá más adelante, la Universidad ha renovado el concepto de carrera académica para establecer focos en actividades preferentes en investigación o docencia. La entidad encargada de monitorear y apoyar los procesos académicos de este nivel es la Unidad de Desarrollo Académico (UDA) dependiente de la Vicerrectoría Académica.

El acompañamiento y seguimiento de los distintos ámbitos del componente de Gestión para la calidad se realiza a través de las unidades de la Dirección de Gestión Estratégica, las cuales trabajan articuladamente para asesorar y acompañar a los responsables de las acciones en los ámbitos anteriormente señalados. Para ello la DGE cuenta con las Unidades de Análisis Institucional, Planificación y Control de Gestión, Autoevaluación de carreras y programas, y la Unidad de Gestión de la Calidad. Tales unidades son las responsables de dar el soporte técnico y provisionar información para la toma de decisiones en cada uno de los ámbitos de acción, en coordinación con las unidades especializadas de cada una de las vicerrectorías.

Para prestar sus servicios la Universidad dispone de una serie de plataformas que permiten sistematizar la operación y seguimiento de sus procesos. Entre ellas destaca la plataforma de planificación estratégica, que permite registrar el avance del cumplimiento de los planes de desarrollo y de mejoramiento de las carreras, los programas o la institución. La plataforma de indicadores de gestión (Power BI) y la plataforma Softexpert permiten gestionar la operación del SGC y el seguimiento de los indicadores de calidad definidos por las direcciones con sus procesos certificados.

En el año 2011, la Universidad realiza la identificación de los procesos institucionales más relevantes para su gestión. En esta etapa se identificó la cadena de valor y mapa de procesos Institucionales, lo que permite identificar y priorizar las mejoras con un conocimiento integrado y documentar las reglas que rigen cada uno de los procesos. En la siguiente figura se definen los niveles de macro procesos.

Al revisar la figura desde arriba hacia abajo, se identifican los macroprocesos estratégicos que emanan de la Dirección Superior de la UCSC. Su objetivo es la coordinación y operación de las estrategias institucionales, así como cautelar su cumplimiento en todos los niveles de la organización. Están asociados al desarrollo de la organización a mediano y largo plazo, y a la Misión y Visión institucional.

Los macroprocesos centrales se han establecido como aquellos que tienen directa relación con el quehacer de la UCSC y aportan valor agregado al usuario. Permiten la entrega de los servicios que la Institución ofrece a la comunidad: formación de los estudiantes, investigación y postgrado y vinculación.

Los macroprocesos de soporte aportan valor agregado a los otros procesos. Entre ellos se distinguen la gestión económica, de las personas, las tecnologías de la información y la gestión de operaciones. En su conjunto tienen como finalidad dar apoyo al quehacer de los macroprocesos centrales y estratégicos.

El 2015 la universidad define la instalación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) bajo la norma internacional ISO 9001 como mecanismo de mejoramiento de sus procesos claves. Para ello se transitó desde una estructura de trabajo funcional, a una basada en la gestión por procesos. El SGC fortalece y complementa los mecanismos y procesos de aseguramiento de la calidad que existen con mayor tiempo en la academia a través de los procesos de autoevaluación y acreditación, instalando a nivel de los procesos institucionales los mecanismos de autorregulación. En este mismo año se crea, al interior de la Dirección de Gestión Estratégica, la Unidad de Gestión de la Calidad, cuya función es promover, apoyar y gestionar la implementación y mantención del Sistema de Gestión de la Calidad bajo Norma ISO 9001. A esta Unidad le ha correspondido actualizar el mapa de procesos, levantamiento y formalización de procedimientos, definición de responsabilidades en todos los niveles y la certificación de los primeros procesos bajo la norma.

Los primeros macroprocesos certificados corresponden a la gestión de los servicios bibliotecarios, la gestión financiera contable y la gestión de las tecnologías de la información en el año 2017. Posteriormente en 2018 cada uno de estos procesos fue certificado bajo la nueva versión de norma ISO 9001:2015. En paralelo, se comenzó a trabajar con los macroprocesos asociados a la gestión de las personas, la transferencia tecnológica y la gestión artística-cultural, los cuales fueron certificados en mayo del 2019. El año 2020 se incorpora la certificación los macroprocesos de gestión de la docencia, admisión, registro académico y la innovación.

Los actuales mecanismos de mejoramiento continuo de la gestión institucional pasan por la revisión permanente de su desempeño en instancias de evaluación externas e internas, lo que promueve el mejoramiento sistemático de los procesos. Para estos propósitos, la UCSC define mecanismos de evaluación y ajuste de los instrumentos de planificación institucional de las unidades académicas y administrativas. La responsabilidad del seguimiento de estos instrumentos está radicada en la Dirección de Gestión Estratégica.

Como se ha señalado previamente a nivel Institucional el Comité de Gestión Estratégica es el órgano asesor que tiene la responsabilidad de evaluar el cumplimiento del PDE, efectuar análisis y proponer estrategias y acciones que permitan mejorar la capacidad de gestión institucional.
En el marco de la evaluación anual del Plan de Desarrollo Estratégico, los responsables elaboran un informe con las acciones realizadas y, en el caso de existir brechas entre lo comprometido y lo alcanzado, elaboran una propuesta de ajustes. Estos informes son presentados al Comité de Gestión Estratégica que los aprueba o rechaza.

En el Sistema de Gestión de la Calidad, la Prorrectoría revisa dos veces al año el estado del funcionamiento del sistema. Adicionalmente, todos los años se realiza una auditoría interna, liderada por un profesional con experiencia en el área, en la que también participan auditores internos calificados. Complementario a estos controles, la empresa certificadora realiza una auditoría externa de seguimiento de la implementación y funcionamiento del SGC según norma ISO 9001:2015.

Las carreras y programas de formación internamente son sometidos a todos los mecanismos de aseguramiento de la calidad, tales como la medición de indicadores de desempeño estudiantil, encuestas de satisfacción y de evaluación de la docencia, entre otras. A nivel externo los programas y carreras son presentados a instancias de evaluación de su calidad a la CNA, agencias nacionales e internacionales, las cuales aportan un insumo relevante para el mejoramiento permanente de cada uno de ellos.

Entre las instancias de evaluación permanente de la efectividad institucional, se destacan:

• Los procesos de mejora continua de la gestión institucional
  • Autoevaluación y certificación de programas y sus planes de mejoramiento
  • Autoevaluación y el Plan de Mejoramiento Institucional
  • Certificación de los procesos administrativos bajo norma ISO 9001:2015
  • La carrera académica a través de los procesos de evaluación y categorización
  • Aplicación de la Cartilla de Balance de la Implementación Curricular y su plan de acción asociado
  • Plan de capacitación Institucional
• Las instancias institucionales de gestión y control interno – externo
  • Comité de Gestión Institucional
  • Comité de Autoevaluación Institucional
  • Auditorías internas y externas de evaluación de los procesos de las direcciones
  • Proceso de certificación interna de carreras
  • Proceso de acreditación institucional
  • Auditoría externa de los estados financieros
• Los mecanismos institucionales para el fortalecimiento de la probidad y transparencia
  • Modelo de prevención del delito
  • Incorporación del Representante del Rector en los procesos de contratación
  • Declaración de intereses
  • Actualización del procedimiento de diseño y desarrollo de infraestructura
  • Instalación del portal de compras SENEGOCIA
  • Cuentas públicas de la Institución y de las Facultades e Institutos
    Anuario Institucional.

El ecosistema de aseguramiento de la calidad de la UCSC busca el mejoramiento continuo de los procesos institucionales para una entrega de calidad en todos los servicios de su quehacer universitario. En la siguiente etapa la Institución se propone transitar a la generación de un sistema de aseguramiento de la calidad integral y articulado.