Estructura organizacional y sistema de gobierno
La estructura y sistema de gobierno de la Universidad están fundados en los Estatutos Generales de la Universidad, los cuales revelan la interacción y equilibrio entre las funciones que ejecutan las autoridades unipersonales y las de los cuerpos colegiados.
Dicha estructura es funcional y coherente con el cumplimiento de los fines y propósitos de la Universidad. Cuenta con una clara definición de atribuciones, responsabilidades y funciones de cada cargo, tanto los de la dirección superior como de las Facultades e Institutos. Lo anterior es confirmado por el 81,4% de los informantes claves que consideran que la Universidad tiene una estructura organizacional que facilita el funcionamiento y logros de los objetivos institucionales y el 85,1% que considera que las autoridades, decanos y directores tienen responsabilidades, funciones y atribuciones formalmente definidas.
Adicionalmente, la estructura organizacional es coherente con la definición que establece la reglamentación de la Universidad, la cual se ha ido complejizando de acuerdo con el crecimiento que ha experimentado en las áreas de docencia, investigación, vinculación y gestión. Lo anterior, es reconocido por el 82,5% de los informantes claves, al considerar que los mecanismos existentes permiten evaluar el funcionamiento de la estructura y realizar las adecuaciones necesarias. Claro ejemplo de esto último ha sido la actualización de los Estatutos Generales, la creación de la Vicerrectoría de Investigación y Postgrado y la reestructuración de las 3 Vicerrectorías: Académica, de Vinculación con el Medio y de Administración y Finanzas. En coherencia con esto, la encuesta de clima laboral del año 2018 muestra que el 70,1% de los académicos y administrativos están satisfechos con el estilo de dirección y el 89,8% con el funcionamiento organizacional.
La gobernanza de la UCSC se desarrolla a través del máximo cuerpo colegiado, el Consejo Superior, que establece las líneas fundamentales de la política universitaria y del Rector como máxima autoridad unipersonal, a quien corresponde la gestión de la Universidad. Un modelo de gestión equivalente ocurre a nivel de Facultades e Institutos a través de los Consejos de Facultad/Instituto y el Decano/Director. La gestión universitaria promueve la participación tanto a nivel de las autoridades colegiadas, con representación de todos los estamentos universitarios con derecho a voz y voto, como a través de los comités y comisiones institucionales. Se destaca, en la conformación de estos estamentos, la alta participación de la mujer.
La Universidad ha fortalecido su estructura organizacional y su gestión, lo que le permite estar preparada para cumplir su misión y las mayores exigencias de supervisión y control que se han implementado a partir de la dictación de la nueva Ley de Educación Superior. En este sentido, la Universidad evalúa permanentemente el funcionamiento de la estructura organizacional a nivel superior y de sus Facultades e Institutos para facilitar la implementación de su Proyecto Educativo, Plan de Desarrollo Estratégico y los desafíos de la gestión institucional para avanzar en la complejización de la Universidad.
Para la Universidad las personas constituyen el pilar fundamental para alcanzar su proyecto educativo y misión institucional. En este sentido la gestión del Recurso Humano se orienta a promover el desarrollo integral de los trabajadores con normas, procedimientos y mecanismos claros y conocidos, lo que favorece su alto sentido de pertenencia (96%) y con reconocimiento del sello identitario (89%). Lo anterior, es evidenciado con la certificación de los procesos asociados a la gestión del personal bajo norma ISO 9001/2015.
Actualmente, la Universidad cuenta con el personal académico y administrativo suficiente para el cumplimiento de su proyecto educativo y los desafíos que se ha impuesto en el PDE 2017-2021. En el período 2015-2019, se registra un incremento de un 23,7% en las JCE de académicos con contrato indefinido, por otra parte, en el mismo período las JCE de académicos con grado de doctor han aumentado un 58,4%. Todo lo anterior es valorado positivamente por un 69% de la comunidad universitaria que manifiesta que la dotación del cuerpo académico es suficiente para atender los requerimientos de las carreras de pregrado. Sin embargo, es necesario fortalecer la planta académica en el Instituto Tecnológico para responder tanto a los desafíos del PDE, la reformulación de la carrera académica y de los requerimientos de la Ley de Educación Superior. Con respecto al personal administrativo, este registra un aumento en la cantidad de trabajadores de un 31% en el período 2015-2019, dotación que da soporte a los procesos necesarios para llevar adelante la gestión universitaria.
La selección y contratación de personal de la Universidad se realiza a través de procedimientos claros, transparentes y conocidos, que garantizan que las nuevas contrataciones cumplan con los aspectos técnicos necesarios para un buen funcionamiento de la Institución. Lo anterior reconocido por el 92,5% de los informantes clave consultados.
Asimismo, la Universidad cuenta con mecanismos y políticas para evaluar a académicos y administrativos, mediante la Evaluación Académica y el Modelo de Gestión del Desempeño, respectivamente. Estos procesos son sistemáticos y ampliamente socializados entre los integrantes de la comunidad universitaria, lo que es reconocido por el 91,1% de los informantes claves.
La Universidad promueve el desarrollo y la movilidad de académicos a través del proceso de categorización. En el ámbito administrativo la evaluación de desempeño permite acceder a diferentes incentivos y constituye un insumo para la movilidad interna. En este último, la Universidad apoya la formación a través de un plan de capacitación institucional que permite abordar brechas y fortalecer competencias para el mejoramiento del desempeño. Prueba de ello es el aumento considerable de la inversión en capacitación que creció de M$59.595 en 2015 a M$169.681 en 2019, lo que significa un incremento del 285%. Esto se corrobora con el reconocimiento del 87.02% de los informantes clave, quienes están de acuerdo o muy de acuerdo en que la Universidad cuenta con instancias de capacitación para su personal administrativo.
Uno de los principales desafíos en este ámbito es fortalecer el plan de inducción institucional en los cargos de gestión académica y administrativa. Esto se hace necesario debido a la rotación natural de académicos en la gestión y la complejización de los procesos y las eventuales adecuaciones de la estructura administrativa. Adicional a lo anterior, es necesario desarrollar un sistema de evaluación de los cargos directivos en el ámbito de la gestión académica.
Coherente con las Políticas de Gestión del Personal, la Universidad fija las remuneraciones de sus trabajadores de acuerdo con su desempeño, responsabilidad y funciones que ejercen. Complementario a la escala que define el sueldo base, existe una estructura de asignaciones asociadas a los cargos con responsabilidad en la gestión académica o administrativa. Como se ha señalado en el capítulo, la Universidad cautela la adecuada distribución de las rentas y negocia colectivamente con su sindicato, lo que ha permitido reducir las brechas entre los sueldos máximos y mínimos. Igualmente, se ha avanzado en una nivelación de las rentas en relación con las categorías académicas y familias de cargo.
Finalmente, la Universidad ha promovido y apoyado la participación de todos sus miembros a través de distintas agrupaciones gremiales, sindicato, comités, entre otros. Lo anterior es reconocido por el 87% de los informantes clave, que declaran que la Universidad apoya la participación del personal en las distintas organizaciones de trabajadores. Todo lo anterior se ve reflejado en los buenos resultados de la encuesta anual de del clima laboral, que en promedio los dos últimos años alcanza un 75%.
La Universidad cuenta con la infraestructura, equipamiento y recursos adecuados para asegurar su funcionamiento institucional. La gestión se realiza a través de mecanismos y procedimientos formales que permiten una adecuada detección de necesidades, priorización y asignación de recursos, asegurando así una consistencia con los propósitos institucionales definidos.
En el período 2015-2019 la inversión presenta un crecimiento aproximado de un 199%. Destacan la construcción y habilitación de nuevos edificios y espacios, equipamiento e infraestructura tecnológica para desarrollar la docencia, investigación y vinculación en función a los propósitos institucionales. Ante la consulta si la infraestructura y equipamiento para la operación se mantiene en condiciones adecuadas, el 83,8% de los informantes se manifiesta de acuerdo o muy de acuerdo. Por su parte, se reconoce que la infraestructura y recursos existentes permiten realizar adecuadamente el proceso de enseñanza, lo que se refleja en un 76,4% de aprobación.
La consolidación del Comité de Infraestructura, la creación de un mecanismo de postulación de inversiones (BIP) y el fortalecimiento de las áreas encargadas de la ejecución de proyectos han permitido un mejoramiento sustancial en la gestión de los recursos materiales. Este hecho ha sido valorado positivamente por la comunidad universitaria, la que en un 82,3% declara estar de acuerdo o muy de acuerdo en que la Institución aplica procedimientos definidos para la adquisición, renovación de equipamientos y construcción de infraestructura.
La Universidad cuenta con una estructura financiera, orientada por una política e indicadores claros y definidos, que le permite sustentar su proyecto educativo basado en márgenes operacionales y resultados financieros positivos. Se destaca la disminución de su endeudamiento y la disponibilidad de liquidez en los últimos años.
Para asegurar la viabilidad futura del proyecto educativo, la Universidad continuará con una gestión eficiente de los recursos, manteniendo un sano equilibrio entre ingresos, gastos e inversiones; principalmente en los gastos operacionales para el desarrollo de la Institución.
Por otra parte, la Institución cuenta con mecanismo de seguimiento y control de los recursos económicos, lo que es valorado positivamente por el 89% de los informantes claves. Sin embargo, la Universidad tiene el desafío de mejorar los procedimientos y resultados de las cuentas por cobrar.
Es importante destacar que, en la actual planificación, la Universidad valoriza y asigna recursos para la ejecución del Plan de desarrollo institucional 2017-2021, lo que permite dar garantía de su cumplimiento. Esto es valorado por el 90% de los encuestados, quienes consideran que la formulación y ejecución del presupuesto está alineado al Plan de Desarrollo Estratégico.
La Universidad tiene una cultura de planificación consolidada a través de distintos instrumentos de gestión. Para la elaboración del PDE 2017-2021, la Universidad desarrolló un proceso participativo con todos los miembros de la comunidad universitaria y actores del medio externo relevante para la Institución.
Destaca que la planificación estratégica institucional despliega sus lineamientos a todo nivel de la organización, lo que es reconocido por el 91% de los encuestados, quienes señalan que el Plan de Desarrollo Estratégico orienta su quehacer y que su trabajo contribuye al logro de los objetivos y metas institucionales.
La Universidad evalúa sistemáticamente su gestión a través del seguimiento y monitoreo de los planes de desarrollo, planes de mejoramiento e iniciativas estratégicas. Ello ha favorecido la instalación de una cultura de mejoramiento continuo del quehacer institucional en cada unidad académica y administrativa, facilitando la toma de decisiones sobre ajustes o modificaciones en función de los propósitos establecidos. En términos de percepción, el 92% de la comunidad universitaria afirma que la Institución cuenta con mecanismos de monitoreo y ajustes a su plan de desarrollo estratégico.
La Universidad ha alcanzado un avance importante en el logro de las metas comprometidas en el Plan de Desarrollo Estratégico. De las 53 metas comprometidas para el 2018, el 96% de ellas se encuentran logradas o medianamente logradas (nivel de cumplimiento >= al 50%).
Por otro lado, la Universidad realiza análisis de información relevante de su medio externo (Benchmarking en áreas de docencia, transferencia tecnológica, investigación, entre otras). La información recopilada permite retroalimentar los procesos de seguimiento para evaluar la efectividad de su planificación estratégica. El 85% de los informantes clave valoran positivamente que la información recabada del medio interno y externo sea utilizada para ajustar y corregir el Plan de Desarrollo Estratégico.
Todo lo anterior, ha facilitado los procesos de acreditación de carreras y programas en las facultades e institutos, así como el avance en el número de direcciones administrativas certificadas bajo la norma ISO 9001:2015.
La Universidad cuenta con una base de información centralizada, confiable y actualizada para la adecuada toma de decisiones. Esto permite a las vicerrectorías y direcciones administrativas analizar sistemáticamente información proveniente del medio interno y externo, en los aspectos relevantes para dar cumplimiento a las metas institucionales.
La entrega de información de carácter interno y externo, y su procesamiento está centralizada en la Unidad de Análisis Institucional, dependiente de la Dirección de Gestión Estratégica, lo que permite validar y garantizar la confiabilidad y uniformidad de la información. Respecto de esta función, el 81% de los informantes clave manifestó estar de acuerdo o muy de acuerdo con la afirmación de que la institución dispone de información necesaria para responder a los distintos procesos institucionales.
La Universidad cuenta con sistemas informáticos de desarrollo propio que apoyan el registro, la gestión y la toma de decisiones oportunas. Tales herramientas son objeto de interés por parte de otras instituciones de educación superior por su innovación y capacidad de apoyo a la gestión. En relación con este tema, el 82% de los informantes manifestó estar de acuerdo o muy de acuerdo con que la Institución cuenta con sistemas informáticos que apoyan el funcionamiento de los procesos universitarios. Sin perjuicio de ello, la Universidad, en su compromiso de mejoramiento continuo de procesos, mantiene el plan de modernización de los sistemas informáticos de apoyo a la gestión global con desarrollo propio. Para ello, se ajustan los sistemas informáticos transaccionales de acuerdo con las nuevas exigencias de información y control de la ejecución de sus recursos para la operación, producto de la nueva institucionalidad de la educación superior.
La Universidad cuenta con políticas y mecanismos que le permiten asegurar la calidad, como principio rector de la gestión institucional para el mejoramiento continuo controlado y evaluado, en todos los procesos misionales. Ello se evidencia en el aumento progresivo en el número de programas y años de acreditación otorgados por las agencias de acreditación y la CNA, así como la certificación bajo la norma ISO 9001:2015 de los procesos institucionales.
Los cambios que introdujo la Ley de Educación Superior 21.091, en relación con el aseguramiento de la calidad, requiere robustecer nuestro actual ecosistema de aseguramiento, que articule todos los mecanismos institucionales y garantice la calidad institucional.
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